売掛金管理を効率化する3つの方法とは？自動化システム導入のコツもわかりやすく解説
売掛金の管理に時間や手間がかかり、本業に集中できないと悩む経営者の方は少なくありません。取引先ごとに回収日が異なるうえ、対応すべき処理も多岐にわたるため、全体の流れが複雑になりがちです。
実は、こうした負担は仕組みを見直すことで軽減できます。この記事では、売掛金管理を効率化する方法と、自動化ツールを導入する際のポイントを紹介します。日々の業務をよりスムーズに進められるようになるため、参考にしてください。
目次
売掛金管理を効率化する方法3つ
売掛金管理を効率化するには、業務の手間を減らし、ミスや入金遅れのリスクを抑える仕組み作りが必要です。具体的な方法として、以下の3つが挙げられます。
- ITツールを導入して請求・入金処理を自動化する
- 経理業務を外部委託して負担を軽減する
- 支払いパターンを分析して回収精度を高める
自社の課題に合う方法を取り入れてください。
1. ITツールを導入して請求・入金処理を自動化する
ITツールを導入すれば、請求書の発行や入金確認といった処理を自動化でき、経理担当者の負担を大きく軽減できます。具体的なメリットは、以下のとおりです。
- 手入力によるミスを防げる
- 入金状況をリアルタイムで確認できる
- 支払遅延を早期に発見できる
一方、初期費用や月額利用料などのコストがかかる点は、導入のハードルとなるかもしれません。しかし、アナログ管理を続けていると入力ミスや確認漏れが起こりやすく、結果として貸し倒れリスクが高まります。
こうした「見えないコスト」も考慮しながら、ITツールの導入を検討してみましょう。
2. 経理業務を外部委託して負担を軽減する
経理業務を外部に委託すると、売掛金管理にかかる社内の負担軽減が可能です。例えば、請求書の作成や入金状況の確認をアウトソーシングすることで、社員は本来の業務に集中でき、ミスの削減や作業の効率化が期待できます。
一方で、外部委託には注意すべき点があるのも事実です。事務処理に時差が生じたり、コストが割高になったりする可能性があるほか、情報漏洩や社内にノウハウが蓄積しにくいといったリスクも考えられます。
こうしたメリットとデメリットを整理し、自社の状況に合った方法かどうかを見極めたうえで導入を検討しましょう。
3. 支払いパターンを分析して回収精度を高める
取引先ごとの支払い傾向を分析すると、回収遅れや漏れのリスクを減らせます。例えば「毎回支払いが遅れる」「特定の月に遅延しやすい」といった傾向を把握できれば、請求時期の調整や督促対応の強化につなげられます。
過去の入金データを活用すれば、取引先ごとの対応方針を明確にでき、売掛金の回収をより安定させられるようになるでしょう。まずは取引先の支払履歴を確認し、支払いの傾向を把握することから始めてみてください。
売掛金を管理する流れ3ステップ
- 取引内容をもとに請求書を発行する
- 入金を確認して消込処理を行う
- 滞留状況を確認し対応を検討する
順番に見ていきましょう。
1. 取引内容をもとに請求書を発行する
売掛金の管理は、まず請求書の発行から始まります。取引先と合意した内容にもとづき、取引日や金額、支払期限などを正しく記載しなければなりません。
請求書の作成が遅れたり内容に不備があったりすると、その後の処理にも支障が出るおそれがあります。取引が完了したら、なるべく間を空けずに発行しましょう。
2. 入金を確認して消込処理を行う
請求書を送付した後は、支払期日までに入金されているか確認しましょう。入金金額が請求内容と一致していれば、売掛金の帳簿上から該当の取引を消し込む処理に移ります。
この作業が漏れたり遅れたりすると、帳簿と実際の入金状況に差が生じ、売掛金の残高が正しく把握できなくなる恐れがあります。請求から入金確認、消込までの作業をすばやく確実に行うことが、管理精度を保つうえで重要です。
3. 滞留状況を確認し対応を検討する
入金が確認できない取引先については、未回収の状態をリスト化し、滞留の有無や期間を明らかにします。そのうえで、取引先ごとの状況に応じて、どのような対応を取るかを判断します。
例えば、電話やメールでの確認や支払条件の見直しといった対応が有効です。必要であれば、督促状の送付や弁護士への相談も視野に入れて検討します。
売掛金管理の効率化に役立つ自動化ツール導入のメリット5つ
売掛金の管理を人の手で進めると、ミスや作業の遅れが発生しがちです。このような状況は、自動化ツールの導入によって改善が期待できます。ツールを導入するメリットは、以下の5つです。
- 手作業が減って経理業務の負担が軽くなる
- 請求と入金の情報をひとつの画面で管理できる
- 入金状況の可視化で滞納を早期発見できる
- 経営判断に必要な正確なデータを得られる
- アクセス制限により情報漏洩を防げる
システム導入を検討する際の参考にしてください。
1. 手作業が減って経理業務の負担が軽くなる
自動化ツールを導入すれば、経理業務の負担を大きく減らせます。作業手順が統一されるため、誰が担当しても同じように処理でき、ミスを軽減させることが可能です。
一方、手作業では処理方法が人によって異なり、引き継ぎ時の混乱や対応ミスが生じやすくなります。こうしたリスクも、自動化によって解決できます。
エクセルでも管理は可能ですが、操作に慣れていない人には扱いづらい側面があるかもしれません。専用ツールであれば画面が見やすく、異動や退職があってもスムーズに引き継ぎできます。
さらに、処理履歴が自動で残るため、トラブル発生時の原因特定と対応が容易になるメリットもあります。
2. 請求と入金の情報をひとつの画面で管理できる
請求と入金の情報が別々に管理されていると、消込作業や未回収の確認に時間がかかります。自動化ツールを使えば、請求内容と入金状況をひとつの画面でまとめて確認できるため、スムーズに処理できます。
例えば、請求書の一覧に入金の有無や遅延状況が表示され、未回収分のみの抽出といった作業も可能です。
このように、情報を一元化することで確認作業の効率が上がるのみでなく、経理部門はもちろん営業や経営層とも情報共有しやすくなります。
3. 入金状況の可視化で滞納を早期発見できる
自動化ツールを導入すれば取引先ごとの入金状況を一覧で確認でき、滞納の兆しにも早めに気づけます。例えば、次のような画面を使えば現在の入金状況をひと目で把握が可能です。
- 支払期限を過ぎている取引先の一覧
- 入金予定日と実際の入金日の差
- 遅延の発生回数や金額の集計
売掛金の滞納は発覚が遅れるほど資金繰りに影響を及ぼすため、早期発見が欠かせません。支払期限を過ぎても入金が確認できない場合は、自動でアラートを出す機能を使うと、早い段階で対応を検討できます。
こうした仕組みを活用することで、回収遅れによるリスクを抑え、安定した資金管理につなげられます。
4. 経営判断に必要な正確なデータを得られる
正確な売掛金データは、経営判断の正確性を大きく左右します。自動化ツールを活用すれば、取引先ごとの売掛残高や入金サイクル、回収実績の推移などを数字で正確に把握することが可能です。これにより、資金調達の計画や取引条件の見直しといった、中長期を見据えた判断がしやすくなります。
例えば、与信基準を見直したり、月ごとのキャッシュフロー予測を立てたりと、戦略的な経営にもつなげられます。感覚や経験に頼らない意思決定を支える手段として、自動化ツールの導入は有効な手段だと言えるでしょう。
5. アクセス制限により情報漏洩を防げる
自動化ツールを導入すれば、情報漏洩のリスクを抑えられます。売掛金のデータには取引先の社名や金額、請求内容など、外部に漏れると信頼を損ないかねない情報が含まれます。
アクセス制限を設ければ経理担当者以外は閲覧できないように設定でき、ログ機能による操作履歴の記録も可能です。こうした機能により社内の情報管理を強化し、万が一のトラブルにも備えられます。
売掛金管理を効率化するシステムを導入するコツ
売掛金管理のシステムをスムーズに導入するコツについて、以下の2点を解説します。
- 代表的な自動化システム3種類を押さえておく
- 導入時の注意点を確認する
自社に合ったシステムをトラブルなく導入するため、参考にしてください。
代表的な自動化システム3種類を押さえておく
売掛金管理の悩みに応じて、導入すべきシステムは異なります。以下の特徴を参考に、自社に合ったタイプを見つけてください。
- 入金処理を効率化する「消込特化型」
⇒ 入金確認に時間がかかっている場合に向いている。請求データと入金データを自動で照合できるため、確認ミスや作業の手間を減らせる - 請求書作成が簡単な「請求特化型」
⇒ 請求書作成に手間がかかっている企業に適している。取引内容を入力するのみで請求書を発行でき、毎月の処理時間を短縮できる - 業務全体を支える「販売管理一体型」
⇒ 売上や請求の流れが別々に管理されていて効率が悪くなっている企業向け。受注から入金まで一貫して管理でき、情報の分断を防げる
課題が明確になれば、選ぶべきシステムも見えてきます。まずは、現状の困りごとを整理してみましょう。
導入時の注意点を確認する
システムを導入する際は、事前に以下5つのポイントを確認してください。
- 自社の業務内容や課題を整理する
- 既存システムと連携できるかを確認する
- 使いやすさとサポート体制を比較する
- 導入コストと効果のバランスを見積もる
- クラウド型（インターネット経由で利用）とオンプレ型（社内PCにインストールして使用）の違いを理解する
確認を怠ると導入後にミスマッチが生じ、かえって作業効率が悪くなる可能性が考えられます。自社の状況によって適切なシステムは異なるため、複数社で比較・検討をしましょう。
売掛金管理に行き詰まったときはファクタリングの活用を選択肢に
売掛金の管理が追いつかず、資金繰りに支障が出ている場合は、ファクタリングの活用を検討してみてください。ファクタリングとは、売掛金を専門業者に買い取ってもらい、早期に現金化できる仕組みです。
例えば、入金までの期間が長かったり、急な支払いが必要になったりしたときに活用することで、資金不足の不安を軽減できます。
例えば「Easy factor」なら、請求書を送れば最短60分での振込が可能です。手数料も2〜8％と業界水準より低めで、事務手数料や登記の手続きも不要、さらに売掛先に知られずに資金調達ができる「2社間取引」にも対応しています。オンライン完結型のため、急な資金ニーズにも対応可能です。
売掛金の管理が難航している方は、こうしたサービスを上手に活用してみましょう。詳しくは「Easy factor」の公式ページをご覧ください。
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売掛金管理の負担を軽くするには、業務全体の流れを見直し、自動化できる作業はシステムに任せるのが効果的です。回収の遅れや処理ミスが減り、少ない人員でもスムーズに業務を回せるようになります。効率化が進めば本業に集中できる時間も増え、全体にゆとりが生まれるでしょう。
ただし、自社に合わないシステムを導入してしまうと、かえってトラブルを招くおそれがあります。そのため、システムを選ぶ際は自社の課題を洗い出し、使いやすいと感じられるものを選ぶことが大切です。
売掛金管理の効率化を図ったとしても、急な資金ニーズが出てくることがあります。直近の資金繰りが難しくなった場合は、ファクタリングを選択肢に加えてみてください。
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【保有資格】
・2級ファイナンシャル・プランニング技能士
・証券外務員一種
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