イージーファクターファクタリングサービス

取引先への請求書発行後、支払期日までに入金が確認できないと不安になるものです。入金遅れは資金繰りに直接影響するため、中小企業の経理担当者や個人事業主の方はスピーディーかつ適切な対応が求められます。

しかし「催促して取引先との関係が悪化したらどうしよう」と、対応に悩む場合もあるでしょう。

本記事では、請求書の入金遅れが起きる理由や具体的な対処法、効果的な予防策まで詳しく解説します。資金繰り悪化のリスクを防ぐための参考にしてください。

請求書の入金遅れが発生する理由

請求書の入金遅れが発生する理由は、主に以下の3つに分けられます。

• 事務手続き上のミス
• 取引先の故意
• 取引先の資金繰り悪化

適切な対応をするために、まずは原因を冷静に分析することが重要です。

事務手続き上のミス

事務手続き上のミスが起きている場合、入金遅れが発生する可能性があります。取引先のみではなく、自社側の不手際が原因で発生する場合もあるため、業務プロセスを見直しが必要な場合もあるでしょう。

取引先が原因の場合、請求書の紛失や確認漏れといった単純なミスが大半を占めます。こちらから連絡をすればすぐに対応してもらえることが多いため、過度に心配する必要はありません。

自社側のミスが原因の場合は、再発防止のためにダブルチェック体制を整えたり、請求書発行システムを導入したりといった業務フローの見直しは必要です。しかし、売掛金が回収できなくなるわけではないため、こちらも深刻に考えすぎることはないでしょう。

取引先の故意

取引先の故意による未払いも、残念ながら存在します。例えば、契約書を交わしていない場合に「そのような条件で合意した覚えはない」と、支払いを拒否されるケースが考えられます。口頭での約束は証拠が残りにくく、トラブルの原因になりがちです。

また支払う義務を認識していながら、自社の都合を優先して意図的に支払いを遅らせる悪質なケースもあります。

これらのケースに直面した場合、感情的にならず、まずは冷静に対応しましょう。取引の事実を証明できる客観的な証拠を集めたうえで、契約内容に基づいた支払い義務があることを、毅然とした態度で明確に伝えてください。

やり取りはすべて記録に残るメールなどで行い、当事者間での解決が難しいと感じた場合は、早い段階で弁護士といった専門家への相談も検討しましょう。

取引先の資金繰り悪化

取引先の資金繰り悪化も、入金が遅れる原因のひとつです。売上不振や予期せぬ支出などによって手元の資金が不足し、支払えない状況に陥っている可能性があります。

この場合、強く催促してもすぐに支払ってもらうのは難しいかもしれません。取引先が倒産し、売掛金が全額回収不能になるケースもあるため、なるべく早くリスクを察知し、対応を進める必要があります。

具体的には、入金遅延の連絡をした際に、自社のミスでないことがはっきりしたら、相手が資金繰り難に陥っている可能性を念頭に置き、以下のように対応を進めましょう。

• 未入金分が支払われるまで、新たな取引やサービスの提供を一旦停止する
• 状況が改善された後も取引額を減らすなど、リスクを抑えた条件での取引を検討する

請求書の入金が遅れた場合の対処法

取引先からの入金が遅れている場合は、以下の4ステップで対処を進めましょう。

1. 取引先に請求状況を確認する
2. 取引先の支払い意思を確認する
3. 法的手段により未収金の回収を進める
4. 回収が見込めない場合は貸倒損失を計上する

入金が遅れているからといって、やみくもに行動するのはおすすめできません。状況に応じて段階的に対応を進めることが、スムーズな入金遅れの解消につながります。

ステップ1：取引先に請求状況を確認する

支払期日を過ぎても入金がない場合、まずは取引先に請求状況を確認しましょう。この段階では、相手を責めるような態度は禁物です。「入金が遅れている」と決めつけずに「入金の確認が取れないのですが、いかがでしょうか」と、あくまで確認のスタンスで連絡しましょう。前述のとおり、自社や取引先のケアレスミスの可能性もあるからです。

連絡は記録が残り、かつ相手の都合の良いタイミングで確認してもらえるメールを活用するのが一般的です。

ステップ2：取引先の支払い意思を確認する

メールをしても支払いが確認できず返信もない場合や「支払いが難しい」と返答があった場合などは、電話や対面で直接コミュニケーションをとり、支払いに関する意思を確認しましょう。

もし支払いが難しいと言われた場合は理由を尋ね、いつまでに入金できるのか、具体的な予定日を明確に聞き出します。

このとき、事前に契約書や発注書などの書類を確認し、自社の権利を主張できる準備をしておくと交渉を有利に進められるでしょう。

延期の要請があったとしても安易に受け入れるのではなく、自社の資金繰りや取引先との関係性などを踏まえたうえで判断してください。

納得できない理由で未払い状態が続く場合は、今後の商品やサービスの提供を停止する可能性を示唆する必要も出てくるでしょう。

また、自社がその取引先に対して買掛金などの債務を負っている場合は、未回収の売掛金と相殺するという選択肢もあります。ただし、相殺を行うには、原則として双方の合意が必要です。トラブルを避けるためにも、事前に弁護士などの専門家に相談することをおすすめします。

ステップ3：法的手段により未収金の回収を進める

催促をしても支払いが行われず、連絡も取れないような悪質なケースでは、法的手段による未収金の回収を検討します。

まず一般的なのは、内容証明郵便で催促状・督促状を送付することです。内容証明郵便は「いつ、誰が、どのような内容の文書を送ったか」を郵便局が証明してくれるサービスです。

支払いを強制する法的な効力はありませんが「支払いを請求した」という明確な証拠になります。「支払わなければ、次は裁判も辞さない」という自社の強い意思を示すことで、支払いを促す効果にも期待できるでしょう。

督促状を送っても支払いがない場合は、裁判所を通じた法的手続きを検討します。主に、以下のような選択肢があります。

どの手続きを選択すべきかは、未回収金の額や取引先との関係性、かけられる費用や時間によって異なります。手続きを進める際は事前に弁護士などの専門家に相談し、自社に適した方法を選びましょう。

ステップ4：回収が見込めない場合は貸倒損失を計上する

あらゆる手段を尽くしても売掛金の回収が見込めない場合は、最終的にその債権を「貸倒損失」として会計処理することを検討します。

貸倒損失として費用計上が認められるのは、以下のようなケースです。

例えば取引先が倒産し、売掛金10万円が回収不能になった場合、以下のように仕訳をします。

貸倒損失を計上することで、その分を損金として算入できるため、法人税の圧縮につながります。

ただし、税務上認められるには厳格な要件があるため、判断に迷う場合は税理士に相談しましょう。

入金遅延を防ぐ効果的な予防策4つ

入金遅延に対しては事後の対応のみではなく、トラブルを未然に防ぐための対策を考えておく必要があります。具体的な対策は、以下の4つです。

1. 売掛金の管理を徹底する
2. 与信管理を実施する
3. 取引条件を見直す
4. ファクタリングを利用する

これらを実践することで入金遅延のリスクが減り、経営の安定化につながるでしょう。

1. 売掛金の管理を徹底する

売掛金の管理体制を見直すことで、請求漏れや入金確認の遅れといった自社が原因のトラブルを減らせます。具体的な見直し方法は、以下のとおりです。

• 請求書発行から入金確認までの社内フローを明確化する
• 請求管理表を作成し、担当者や進捗状況を可視化する
• クラウド請求書発行システムを導入し、作成・送付・管理を自動化する

とくに、請求書発行システムはヒューマンエラーを防ぎ、経理業務の負担を大きく軽減するのに役立ちます。

2. 与信管理を実施する

与信管理とは、取引先の支払い能力を事前に調査し、問題なく取引できるかを見極めることです。新規の取引先に対しては、慎重な判断が求められます。

信用調査会社を利用して相手の財務状況や評判を調べたり、商業登記簿などで会社の基本情報を確認したりします。これらの調査結果を基に、取引先ごとに与信限度額（取引できる上限金額）を設けることでリスクの高い取引を未然に防げるようになるでしょう。

3. 取引条件を見直す

過去に一度でも支払いの遅延があった取引先とは、今後の取引条件を見直すことも検討してみてください。

例えば、支払いサイト（締め日から支払日までの期間）を短縮してもらったり、取引額の一部または全額を前払いに切り替えたりする方法があります。リスクが高いと判断した場合は取引額そのものを減らす、あるいは取引を中止するという選択も必要です。

厳しい条件を提示することで、自社のリスクを減らすのみでなく、取引先の支払いに対する意識を高める効果も期待できます。

4. ファクタリングを利用する

保有している売掛債権（請求書）をファクタリング会社に買い取ってもらうことで、支払期日より前に資金化できるファクタリングサービスも選択肢のひとつです。

ファクタリングを利用するメリットは、以下のとおりです。

• 最短即日で資金調達が可能
• 融資ではないため、負債が増えない
• 売掛先の倒産による未回収リスクをファクタリング会社に移せる

ファクタリングを活用すると、最短即日で資金を調達できます。また、融資と違って負債にはならない点もメリットです。

さらに多くのファクタリング契約は「ノンリコース（償還請求権なし）」のため、売掛先が倒産などで支払い不能になった場合でも、利用者がその金額をファクタリング会社に返済する必要はありません。つまり、請求書を売却することで売掛金の未回収リスクそのものをファクタリング会社に移せます。

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まとめ

入金遅延はよくあるトラブルのひとつで、自社の不手際が原因であるケースも珍しくありません。請求書の期日までに入金がない場合も慌てず、まずは自社で事務手続き上のミスが起きていないか、確認するところから始めてみてください。

取引先に入金遅延の原因がある場合は、状況に応じて催促のレベルを上げていき、最終的に法的手段も視野に入れましょう。

同時に、与信管理の徹底やファクタリングの活用といった予防策を講じることで、入金遅延のリスクそのものを減らし、安定した経営基盤を築けます。

なかでも、ファクタリングは未回収リスクを回避しながら、キャッシュフローを改善できる手段として有効です。

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本記事の監修者

三坂 大作（ミサカ ダイサク）

ヒューマントラスト株式会社 統括責任者・取締役

東京大学法学部卒業後、三菱銀行（現三菱UFJ銀行）に入行。ニューヨーク支店での非日系企業向けコーポレートファイナンス担当を経て独立。企業の成長を資金面から支えるファイナンスの専門家として、30年以上にわたり中小企業の財務戦略・資金調達を支援。

資格・登録情報

・経営革新等支援機関

・貸金業務取扱主任者

・貸金業登録：東京都知事（1）第31997号

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荒木 和音

金融分野専門ライター。大手金融メディアや大手証券会社・保険会社での豊富な執筆実績を持つ。家計相談や企業向けのリスクコンサルティングなどを計10年以上経験し独立。得意領域は資金調達・税務・資産運用・生命保険など。FP2級保有。

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